Effiziente Prozesse im Innendienst: 5 Tipps zur Vertriebsoptimierung im Bauwesen

Im hart umkämpften Bauwesen sind Projekte rar und Margen sinken. Umso wichtiger ist es, Aufträge frühzeitig zu sichern. Oft liegt der Fokus dabei auf dem Außendienst. Doch der wahre Motor für Erfolg sitzt im Innendienst. Als Vertriebsmanager oder Sachbearbeiter im Innendienst weißt du, wie entscheidend reibungslose Abläufe und präzise Informationen sind. Denn die Weichen für spätere Aufträge werden bereits in der Planungsphase gestellt – und hier spielt dein Innendienst eine zentrale Rolle.

Warum die Planungsphase dein wichtigstes Spielfeld ist

Stell dir vor, dein Innendienst-Team unterstützt ein Architekturbüro bei der Auswahl passender Fassadensysteme. Du bereitest Materialvergleiche vor, sammelst technische Daten und stellst Wirtschaftlichkeitsberechnungen zusammen. Genau in diesem frühen Stadium, noch bevor eine Ausschreibung überhaupt existiert, entscheidet sich, welche Produkte in Betracht gezogen werden. Wenn dein Innendienst erst aktiv wird, wenn die Planung bereits abgeschlossen ist und die Ausschreibung veröffentlicht wird, agierst du nur noch als Preiskämpfer. Dein Einfluss und die Möglichkeit, die individuellen Stärken deiner Produkte hervorzuheben, sind dann stark begrenzt.

Die Planungsphase bietet dir dagegen ungeahnte Chancen:

• Einfluss auf die Spezifikation: Du recherchierst und bereitest relevante Informationen und BIM-Objekte auf, die direkt in die Planung einfließen können.
• Beziehungsaufbau: Du managst Kontaktdaten, koordinierst den Informationsversand und unterstützt den Außendienst beim frühzeitigen Aufbau von Partnerschaften.
• Wissensvorsprung: Du sammelst und strukturierst Projektinformationen und Marktkenntnisse, die dem gesamten Vertriebsteam einen entscheidenden Vorteil verschaffen.
• Differenzierung vom Wettbewerb: Du stellst überzeugende digitale Inhalte bereit, die die Kompetenz deines Unternehmens unterstreichen und Planern echten Mehrwert bieten.

Kurz gesagt: Wer in der Planungsphase präsent ist – auch durch die Vorarbeit des Innendienstes –, hat die besten Chancen, den Auftrag zu gewinnen.

Die Herausforderungen: So gewinnst du den Zugang zur Planungsphase

Der Zugang zur Planungsphase ist jedoch nicht immer einfach. Architekten und Planer sind oft stark ausgelastet und werden mit Informationen überflutet. Du musst also einen Mehrwert bieten, um ihre Aufmerksamkeit zu gewinnen.

Hier sind einige Herausforderungen und Lösungsansätze für deinen Innendienst:

• Informationsflut: Architekten und Planer erhalten täglich unzählige E-Mails, Kataloge und Produktpräsentationen. Es ist schwer, sich von der Masse abzuheben.
  • Lösung: Bereite relevante Informationen in prägnanten, digitalen Formaten auf (BIM-Objekte, technische Datenblätter, Referenzprojekte). Stelle sie über eine zentrale Plattform bereit.
• Zeitdruck: Architekten und Planer stehen unter hohem Zeitdruck und haben wenig Zeit für lange Gespräche oder Präsentationen.
  • Lösung: Biete schnelle, unkomplizierte Informationsbeschaffung durch Online-Konfiguratoren, Webinare und effiziente Kommunikationskanäle (Chat, schnelle E-Mail-Antworten).
• Misstrauen: Architekten und Planer sind oft skeptisch gegenüber Herstellern, die nur ihre Produkte verkaufen wollen.
  • Lösung: Etabliere dich als kompetenter Informationspartner durch schnelle, präzise Antworten und die Bereitstellung von lösungsorientierten Inhalten, die Planer bei ihrer Arbeit unterstützen.
• Fehlende Kontakte: Du kennst die richtigen Ansprechpartner in den Architekturbüros und Planungsbüros nicht.
  • Lösung: Baue und pflege eine umfassende CRM-Datenbank. Identifiziere proaktiv Ansprechpartner in Architekturbüros und Planungsbüros durch systematische Recherche.

Deine 5 Tipps für den Innendienst zur Vertriebsoptimierung

Um die Planungsphase erfolgreich zu beeinflussen und den Vertrieb zu optimieren, braucht dein Innendienst klare Strategien und die richtigen Werkzeuge. Hier sind 5 bewährte Ansätze:

1. Projekt- und Leadmanagement professionalisieren: Nutze CRM-Systeme, um potenzielle Projekte und Ansprechpartner frühzeitig zu identifizieren und zu qualifizieren. Erfasse alle relevanten Informationen und Projektphasen, um den Außendienst zielgerichtet zu unterstützen und kein Potenzial zu übersehen.
2. Digitalen Mehrwert bereitstellen: Entwickle und pflege eine Bibliothek mit hochwertigen digitalen Inhalten: technische Datenblätter, Planungsleitfäden, Referenzprojekte und Fallstudien. Mache diese Ressourcen für Architekten und Planer leicht zugänglich, zum Beispiel über eine klar strukturierte Website oder ein Partnerportal.
3. BIM-Objekte und Planungshilfen aktiv platzieren: Erstelle parametrische BIM-Objekte deiner Produkte und biete sie auf gängigen Plattformen oder der eigenen Website zum Download an. Stelle sicher, dass Planer deine Produkte direkt in ihre Modelle integrieren können, was die Spezifikation erheblich vereinfacht.
4. Kommunikation und Kundenbeziehungen zentral steuern: Koordiniere die gesamte Kommunikation mit Architekten und Planern – von der ersten Anfrage bis zum Projekt-Follow-up. Pflege alle Interaktionen im CRM und sorge für konsistente und schnelle Reaktionen, um Vertrauen aufzubauen und eine hohe Servicequalität zu gewährleisten.
5. Performance kontinuierlich analysieren & optimieren: Tracke die Effizienz deiner Innendienst-Prozesse. Analysiere, welche Inhalte am häufigsten heruntergeladen werden, welche Projekte erfolgreich gewonnen wurden und wo Optimierungspotenziale liegen. Nutze diese Daten, um deine Strategie stetig zu verbessern und den Erfolg messbar zu machen.

Beispiel aus der Praxis:

Ein Hersteller von Fassadenbekleidungen hat dank eines engagierten Innendienst-Teams frühzeitig von einem geplanten Hotelneubau erfahren. Der Innendienst identifizierte das Architekturbüro, stellte relevante BIM-Objekte und technische Datenblätter für die Fassadenmaterialien bereit. Diese vorbereitenden Informationen ermöglichten es dem Außendienst, den Architekten gezielt zu beraten und von den Produkten zu überzeugen. Das Ergebnis: Der Hersteller gewann den Auftrag für die Fassadenbekleidung – wesentlich unterstützt durch die präzise und strategische Vorarbeit des Innendienstes.

Die Rolle des digitalen Wandels

Der digitale Wandel ist dein Verbündeter im Innendienst. Building Information Modeling (BIM) ist hier ein Schlüssel. Indem du deine Produkte als BIM-Objekte zur Verfügung stellst, erleichterst du Planern die Arbeit enorm und erhöhst die Wahrscheinlichkeit, dass deine Produkte in die Planung einfließen. Nutze zudem CRM-Systeme, PIM-Lösungen (Product Information Management) und digitale Konfiguratoren, um Informationen zu bündeln, zu verwalten und schnell bereitzustellen. Dein Innendienst wird so zum zentralen Knotenpunkt für digitale Planung und Vertrieb und schafft eine solide Basis für den Außendienst.

Fazit: Die Zukunft des Objektvertriebs liegt in der Planungsphase – angetrieben durch den Innendienst

Der Objektvertrieb im Bauwesen befindet sich im Wandel. Der Fokus verschiebt sich von der reinen Produktwerbung hin zu einer partnerschaftlichen Zusammenarbeit mit Architekten, Planern und Bauherren. Dein Innendienst ist hierbei kein bloßer Support, sondern ein proaktiver Treiber für Vertriebserfolg. Durch die Optimierung deiner internen Prozesse und den strategischen Einsatz digitaler Tools kannst du die Planungsphase aktiv mitgestalten, Beziehungen aufbauen und dein Unternehmen von der Konkurrenz abheben.

Möchtest du die Prozesse deines Innendienstes optimieren und deine Erfolgschancen im Bauwesen erhöhen? Wir unterstützen dich gerne dabei. Kontaktiere uns über das untenstehende Formular und wir analysieren gemeinsam deine aktuelle Situation, um eine maßgeschneiderte Lösung für dein Unternehmen zu entwickeln.